12 passi per fermare i furti da parte dei dipendenti nel settore della vendita al dettaglio: una guida alla prevenzione delle perdite

Si può affermare con certezza che i rivenditori di tutto il mondo subiscono furti da parte dei dipendenti. Il furto da parte dei dipendenti si riferisce all'appropriazione indebita o al furto illecito di beni aziendali da parte dei dipendenti per profitto personale. Secondo l' Appriss Retail 2026 Total Retail Loss Benchmark Report , i furti da parte dei dipendenti rappresentano il 29% delle perdite totali del settore retail negli Stati Uniti, pari a 26 miliardi di dollari persi ogni anno. È la principale categoria di perdite prevenibili, e la maggior parte di esse rimane inosservata per mesi.

Non si vuole certo creare un ambiente di lavoro che sembri una prigione, ma nemmeno essere così permissivi da permettere che attività disoneste prosperino. La domanda che la maggior parte dei rivenditori si pone è: come si può costruire un programma che individui i furti precocemente, li scoraggi sistematicamente e non crei, nel frattempo, una cultura del sospetto? In questa guida, esploreremo diverse misure che è possibile adottare per individuare e prevenire i furti, tra cui audit sulla prevenzione delle perdite, controllo degli accessi e altre misure proattive.

1. Comprendere i segnali del furto da parte dei dipendenti

Sebbene tutte le aziende siano soggette a furti, le piccole imprese sono spesso più esposte a comportamenti scorretti da parte dei propri dipendenti. Questa vulnerabilità può derivare dal fatto che le piccole imprese in genere non dispongono del budget o delle risorse umane che le aziende più grandi hanno a disposizione per investire in metodi efficaci di prevenzione delle perdite nel settore della vendita al dettaglio.

Non esiste un profilo specifico di chi ruba; dipendenti di ogni estrazione sociale possono diventare autori di furti, indipendentemente da età, sesso, razza o contesto socio-economico. Infatti, secondo i dati di Shiftbase citati da Embroker, il 95% delle aziende è colpito da furti da parte dei dipendenti e, nell'84% dei casi in cui sono stati effettuati controlli sui precedenti dei responsabili, non sono emersi segnali di allarme, secondo il rapporto 2024 dell'Association of Certified Fraud Examiners .

Prima di saltare a conclusioni affrettate sul furto o di sottoporre i dipendenti a un controllo troppo rigoroso (che potrebbe portare ad accuse di discriminazione), è importante raccogliere alcune informazioni. Ecco alcuni segnali rivelatori chiave che ti aiuteranno a determinare se il furto interno è un problema nella tua azienda, spingendoti a condurre ulteriori indagini, se necessario.

Discrepanze nell'inventario

Frequenti discrepanze tra l'inventario registrato e ciò che è fisicamente disponibile possono segnalare un furto. Spesso è più facile nascondere il furto di prodotti in vari punti della catena di approvvigionamento, soprattutto prima che gli articoli vengano scansionati nell'inventario o dotati di codici a barre. Un dipendente potrebbe sostenere che è stata spedita una quantità errata, quando in realtà i prodotti sono stati rubati.

Cambiamenti nel comportamento

Se un dipendente che prima era affidabile inizia a comportarsi in modo misterioso o appare insolitamente sulla difensiva riguardo al proprio lavoro, questo potrebbe essere un campanello d'allarme. Ad esempio, il responsabile di un negozio inventa delle scuse per rimanere da solo più a lungo degli altri dipendenti? Parla spesso al telefono o usa FaceTime mentre è in negozio? Questi comportamenti meritano un'analisi più approfondita.

Sconti frequenti o annullamenti

Notare un dipendente che elabora spesso sconti o annullamenti dovrebbe richiedere un'ulteriore indagine. Ciò potrebbe indicare un comportamento scorretto, in cui i dipendenti offrono sconti non autorizzati o articoli gratuiti ad amici, familiari o clienti preferiti. Il monitoraggio di queste transazioni può aiutare a identificare modelli di comportamento non etico.

Discrepanze nel registratore di cassa

Le aziende che gestiscono contanti sono particolarmente vulnerabili ai furti interni. Il contante è uno dei beni più frequentemente rubati nelle piccole imprese. Le discrepanze nei registratori di cassa, come furti, sottostime e skimming, possono indicare un furto e minacciare l'integrità finanziaria e dell'inventario della tua azienda.

2. Promuovere una cultura dell'onestà

Quando i dipendenti si sentono apprezzati e parte integrante di un team, sono meno propensi a comportarsi in modo disonesto. Ecco alcuni semplici modi per costruire questa cultura:

• Comunicazione aperta: incoraggiate il vostro team a esprimere le proprie preoccupazioni e i propri suggerimenti. Una politica di porte aperte può farli sentire sicuri nel condividere qualsiasi problema riscontrino.
• Programmi di riconoscimento: Riconoscete e premiate i dipendenti che dimostrano integrità. Questo non solo rafforza i comportamenti positivi, ma stabilisce anche uno standard per tutti gli altri.

Una cultura dell'onestà è fondamentale, ma da sola non basta. Secondo il rapporto 2024 dell'Association of Certified Fraud Examiners, il 32% dei casi di furto da parte dei dipendenti si verifica proprio a causa della mancanza di controlli interni da parte delle aziende. Cultura e sistemi devono lavorare in sinergia.

3. Implementare regolari controlli di prevenzione delle perdite

Un modo efficace per identificare i modelli di furto interno è condurre audit periodici sulla prevenzione delle perdite. Ma cos'è un audit sulla prevenzione delle perdite? Si tratta essenzialmente di una revisione delle procedure aziendali, dell'inventario e delle misure di sicurezza.

• Individuare le vulnerabilità: esaminare le modalità di tracciamento e stoccaggio dei prodotti per individuare eventuali punti deboli in cui potrebbero verificarsi furti.
• Analisi dei modelli di transazione: l'esame delle vendite e dei resi può aiutare a individuare schemi sospetti che potrebbero indicare furti da parte dei dipendenti.
• Miglioramento delle misure di sicurezza: gli audit spesso portano a migliori pratiche di sicurezza, come sistemi di sorveglianza più efficaci o un controllo degli accessi più accurato.

Coinvolgere il proprio team nel processo di revisione è una mossa intelligente. Crea trasparenza e aiuta i membri del team a comprendere l'importanza della salvaguardia delle risorse.

4. Utilizzare la tecnologia e le telecamere di sicurezza per monitorare l'attività

Sfruttare la tecnologia è fondamentale. Ecco come la tecnologia può aiutarti a tenere tutto sotto controllo:

• Telecamere di sorveglianza : l'installazione di telecamere in punti strategici funge da deterrente e fornisce prove video in caso di furto.
• Sistemi POS (Point of Sale): i moderni sistemi POS sono in grado di tracciare vendite e resi, facilitando l'individuazione di eventuali discrepanze.
• Software di gestione dell'inventario: l'utilizzo di un software specializzato consente di mantenere registri di inventario accurati e di identificare i problemi prima che si trasformino in gravi criticità.
• Strumenti di monitoraggio dei dati: questi strumenti possono contribuire a proteggere dal furto di informazioni proprietarie monitorando chi accede ai dati sensibili.

Il limite delle telecamere in particolare è che sono uno strumento retroattivo, registrano ciò che è successo, non ciò che sta succedendo. Per i furti da parte dei dipendenti in particolare, il livello più utile è il controllo degli accessi: sapere chi ha aperto quale display, quando e dove, in tempo reale. È lì che InVue 'S OneKEY L'ecosistema aggiunge ciò che le telecamere non possono.

5. Effettuare controlli approfonditi sui precedenti personali

Prima di assumere nuovi dipendenti, effettuare controlli approfonditi sui loro precedenti può aiutare a ridurre il rischio di furti interni. Ecco cosa cercare:

• Precedenti penali: una storia di furto o frode è un chiaro segnale di allarme.
• Verifica dell'impiego: Assicuratevi che la storia lavorativa del candidato corrisponda a quanto dichiarato. Circa il 40% dei dipendenti che rubano ha subito provvedimenti disciplinari in passato.
• Referenze: Contatta i precedenti datori di lavoro per farti un'idea del carattere e dell'etica lavorativa del candidato.
• Furto di stipendio: Verificare la storia lavorativa può anche aiutare a individuare eventuali precedenti coinvolgimenti in furti legati agli stipendi.

Un'importante precisazione: il rapporto ACFE 2024 ha inoltre rilevato che nell'84% dei casi in cui sono stati effettuati controlli sui precedenti, non sono emersi segnali di allarme. I controlli sui precedenti riducono il rischio, ma non lo eliminano. I controlli operativi descritti nei passaggi seguenti sono ciò che colma la lacuna rimanente.

6. Formare i propri dipendenti

Investire tempo nella formazione dei dipendenti può davvero ridurre i furti. Assicurati che il tuo team conosca le politiche aziendali in materia di furti e le conseguenze di comportamenti disonesti. Ecco alcune idee per la formazione:

• Formazione etica: i seminari sull'etica sul posto di lavoro possono contribuire a rafforzare l'importanza dell'integrità.
• Revisione delle politiche: Esaminare regolarmente le politiche aziendali relative alla prevenzione dei furti e delle perdite.
• Simulazione di scenari: coinvolgere i dipendenti in discussioni o scenari per aiutarli a riconoscere e gestire potenziali situazioni di furto.
• Strategie di prevenzione dei furti: insegnare misure proattive, come un'accurata verifica dei precedenti lavorativi e la promozione di una cultura di fiducia e responsabilità.

7. Creare una politica di segnalazione delle irregolarità

Incoraggiate i dipendenti a segnalare comportamenti sospetti adottando una politica di segnalazione delle irregolarità. Il furto commesso da un dipendente può avere ripercussioni su tutti, quindi è importante avere una politica che tuteli gli interessi di tutti. 

Secondo il rapporto ACFE del 2024, il 43% dei casi di frode viene segnalato tramite una soffiata, il più delle volte da un altro dipendente. Un canale di segnalazione confidenziale non è solo una buona prassi, ma spesso rappresenta lo strumento di rilevamento più efficace a disposizione.

Ecco cosa includere:

• Canali di segnalazione riservati: i dipendenti devono avere a disposizione modalità riservate per segnalare eventuali problemi senza timore di ritorsioni.
• Procedure chiare: Assicuratevi che tutti sappiano cosa fare in caso di sospetto furto.
• Rassicurazione: fate sapere ai dipendenti che le loro segnalazioni saranno prese sul serio e indagate tempestivamente.

8. Limitare l'accesso alla merce di alto valore

Limitare l'accesso alla merce di alto valore è un modo intelligente per prevenire i furti da parte dei dipendenti. Limitando l'accesso a questi articoli di valore, si riducono notevolmente le opportunità di furto. Ecco alcune strategie efficaci da implementare:

• Soluzioni di controllo accessi : la linea di sistemi di controllo accessi di InVue offre a ogni addetto una credenziale univoca, eliminando la condivisione di chiavi meccaniche e garantendo la massima trasparenza. L'ecosistema OneKEY comprende serrature a camma, serrature per vetrine, serrature a pistoncino, serrature a scorrimento e serrature LIVE , ciascuna progettata per una specifica tipologia di apparecchiatura. Gli addetti accedono alle aree protette tramite OneKEY , l'app OneKEY , NFC o Bluetooth. Ogni accesso viene registrato con data e ora e identificato dall'addetto, consentendo ai team di sicurezza di sapere esattamente chi ha aperto quale vetrina e quando.
• Politica della scrivania pulita: incoraggiate una politica che mantenga la merce e le informazioni sensibili fuori dalla vista e al sicuro. Ciò riduce al minimo il rischio di accesso non autorizzato.
• Misure di sicurezza: assicurarsi che gli oggetti di valore siano chiusi a chiave e custoditi in modo sicuro. Utilizzare armadi o vetrine difficilmente accessibili senza autorizzazione.
• Telecamere di sicurezza e allarmi: l'installazione di sistemi di sorveglianza può scoraggiare i potenziali ladri e fornire avvisi in tempo reale in caso di attività sospette.

La tracciabilità degli accessi è ciò che rende il controllo accessi più efficace delle sole telecamere nella prevenzione dei furti interni. Una telecamera mostra che un prodotto è scomparso. Un registro degli accessi indica chi ha aperto l'espositore nei 20 minuti precedenti alla sua scomparsa.

9. Condurre indagini in caso di sospetto furto

Se sospetti un furto da parte di un dipendente, è fondamentale condurre un'indagine approfondita. Il rapporto ACFE del 2024 ha rilevato che un tipico caso di furto da parte di un dipendente si protrae per 12 mesi prima di essere scoperto, il che significa che quando la maggior parte dei rivenditori si accorge di un comportamento anomalo, si sono già accumulate perdite significative. Inizia raccogliendo prove, intervistando i testimoni e analizzando i dati delle transazioni per avere un quadro chiaro della situazione. È inoltre consigliabile consultare un esperto di prevenzione delle perdite o un legale per assicurarsi che tutto venga gestito correttamente.

• Osserva il comportamento dei dipendenti: presta attenzione a qualsiasi attività sospetta durante l'indagine.
• La riservatezza è importante: mantieni l'indagine riservata per evitare di allertare il dipendente sospettato.

Conducendo un'indagine approfondita, è possibile scoprire l'entità del furto e adottare misure adeguate per prevenirlo in futuro.

10. Applicare sanzioni in caso di furto

Stabilire conseguenze chiare in caso di furto è un passo fondamentale nella prevenzione. Assicurati che esista una politica ben definita che delinei le ripercussioni, come azioni disciplinari o licenziamento. Anche un sistema disciplinare progressivo, in cui le conseguenze diventano più severe in caso di recidiva, può essere efficace.

• Formazione sulle conseguenze: assicurarsi che i dipendenti comprendano cosa è in gioco e l'importanza di mantenere una cultura di onestà.
• Applicazione equa: assicurarsi che le conseguenze siano applicate in modo equo a tutti. Ciò contribuisce a scoraggiare i furti e a promuovere un ambiente di lavoro positivo.

11. Monitorare l'attività dei dipendenti

Tenere sotto controllo l'attività dei dipendenti può aiutarti a prevenire potenziali furti. Ecco alcuni metodi da prendere in considerazione:

• Soluzioni per il controllo degli accessi: InVue 'S OneKEY L'ecosistema traccia ogni evento di accesso da parte di un dipendente su ogni espositore e vetrina protetta del negozio. Questa traccia di controllo viene eseguita continuamente in background, quindi non è necessario esaminare ore di filmati per trovare un punto di partenza. La registrazione è già presente.
• Verifiche periodiche delle transazioni dei dipendenti: Esaminare regolarmente le transazioni effettuate dai dipendenti, soprattutto nelle aree ad alto rischio.

12. Investire in prodotti per la protezione dei beni

Oltre a monitorare il comportamento dei dipendenti, investire in prodotti per la protezione dei beni può aiutare a salvaguardare i vostri beni fisici dai furti sia interni che esterni. Ecco alcuni prodotti da prendere in considerazione:

• Soluzioni a prova di manomissione magnetica: le etichette antitaccheggio standard per articoli tessili sono vulnerabili alla rimozione con magneti economici, una falla ben documentata che la maggior parte dei sistemi antitaccheggio standard lascia scoperta. InVue Il lucchetto a cavo di 's è l'unico lucchetto a cavo di sicurezza per articoli tessili sul mercato che non può essere forzato dai magneti, rendendolo un'opzione più affidabile per abbigliamento, accessori e altre categorie di articoli tessili. Per la merce imballata e in scatola, Package Wrap è l'unica soluzione di confezionamento che non può essere neutralizzata dai magneti, con cavi estensibili adatti a un'ampia gamma di dimensioni di merce.

• Dispositivi antifurto specifici per la merce: quando si tratta di sicurezza, non esiste una soluzione universale. Le etichette adatte per abbigliamento o borse potrebbero non essere sufficienti per articoli di valore come computer portatili o smartphone. Anche i prodotti di uso quotidiano, dai rasoi al detersivo per il bucato, sono spesso bersaglio di furti. Pertanto, è fondamentale scegliere soluzioni di sicurezza specifiche per la merce venduta, anziché accontentarsi di una soluzione improvvisata.

Determinare se i propri dipendenti stanno rubando può sembrare un compito arduo, ma con le giuste misure è possibile ridurre significativamente il rischio di furti. Regolari controlli di prevenzione delle perdite, combinati con una forte cultura aziendale, la formazione dei dipendenti e soluzioni tecnologiche, possono creare un ambiente che scoraggia la disonestà.

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Per affrontare efficacemente il problema dei furti da parte dei dipendenti, è fondamentale disporre degli strumenti e delle strategie adeguati. Noi di InVue siamo qui per aiutarti nelle tue attività di prevenzione delle perdite. La nostra checklist scaricabile può guidarti nella conduzione di un audit sulla prevenzione delle perdite, aiutandoti a individuare i prodotti più vulnerabili.

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Domande frequenti sui furti commessi dai dipendenti del settore della vendita al dettaglio

Che cos'è il furto da parte dei dipendenti nel settore della vendita al dettaglio?
Il furto da parte dei dipendenti nel settore della vendita al dettaglio, noto anche come furto interno o ammanco interno, consiste nell'appropriazione indebita o nel prelievo illecito di beni aziendali da parte dei dipendenti per profitto personale. Include il furto diretto di merce, favoritismi, abuso di sconti, sottrazione di contanti, annullamenti fraudolenti e rettifiche di inventario effettuate nel sistema per coprire la merce rubata. Secondo l'Appriss Retail 2026 Total Retail Loss Benchmark Report, il furto da parte dei dipendenti rappresenta il 29% del totale degli ammanchi nel settore della vendita al dettaglio negli Stati Uniti, ovvero 26 miliardi di dollari all'anno.

Come si individuano i furti commessi dai dipendenti nel settore della vendita al dettaglio?
L'individuazione delle frodi inizia dai dati. Modelli insoliti nelle transazioni POS, alti tassi di annullamento, sconti frequenti o modifiche all'inventario da parte di specifici dipendenti, sono spesso il primo segnale. I sistemi di controllo degli accessi che registrano ogni interazione da parte di un dipendente forniscono ai team di prevenzione delle frodi una traccia di controllo precisa da cui partire per le indagini. Secondo il rapporto ACFE 2024, il 43% dei casi di frode viene scoperto grazie a una segnalazione, il più delle volte da parte di un altro dipendente, il che rende i canali di segnalazione confidenziali altrettanto importanti.

In che modo il controllo degli accessi previene i furti da parte dei dipendenti?
Il controllo degli accessi previene i furti da parte dei dipendenti sostituendo le chiavi meccaniche condivise con credenziali individuali associate a specifici collaboratori. Quando ogni accesso viene registrato con data e ora e identificato da ciascun collaboratore, i team di sicurezza possono vedere esattamente chi ha aperto quale espositore o armadietto e quando. Questa responsabilizzazione modifica i comportamenti prima che si verifichi un furto e fornisce un punto di partenza preciso per le indagini quando questo si verifica. L'ecosistema OneKEY di InVue crea questa traccia di controllo per ogni prodotto protetto presente nel negozio.

Quali sono le forme più comuni di furto da parte dei dipendenti nel settore della vendita al dettaglio?
Secondo il National Retail Security Survey, i quattro principali metodi di furto interno sono il furto di merce, la frode sui rimborsi, il furto di contanti e depositi e la vendita di merce ad amici e parenti. Il favoritismo, ovvero la scansione di articoli errati o l'annullamento di transazioni per persone conosciute dal dipendente, è particolarmente diffuso e difficile da individuare senza i dati di audit del POS collegati ai singoli dipendenti.

Per quanto tempo, in genere, i furti da parte dei dipendenti rimangono impuniti?
Secondo il rapporto 2024 dell'Association of Certified Fraud Examiners, un tipico caso di furto da parte di un dipendente si protrae per 12 mesi prima di essere scoperto. Per questo motivo, le misure reattive, le telecamere e le verifiche occasionali spesso non sono sufficienti da sole. I sistemi che generano dati di accesso continui, come l'ecosistema OneKEY di InVue , individuano le anomalie non appena si verificano, anziché attendere che si consolidi uno schema di furto prima che qualcuno se ne accorga.

Cosa devo fare se sospetto che un dipendente abbia commesso un furto?
Iniziate raccogliendo prove anziché agire solo sulla base di sospetti. Esaminate i dati delle transazioni POS alla ricerca di schemi riconducibili all'individuo; annullamenti, sconti e rettifiche di inventario sono i segnali più comuni. Recuperate i registri di accesso se disponete di un sistema di controllo accessi. Intervistate i testimoni in modo confidenziale. Consultate un professionista della prevenzione delle perdite o un legale prima di intraprendere qualsiasi azione. Documentate tutto. L'ACFE raccomanda di mantenere la riservatezza durante l'intera indagine per evitare di allertare il dipendente sospettato.