Perché la gestione tradizionale delle chiavi sta costando ai gestori di ipermercati più di quanto credano

Ogni ipermercato e grande magazzino si trova ad affrontare una versione dello stesso problema. Un cliente vuole acquistare un paio di cuffie esposte dietro una vetrina. Oppure l’inchiostro per la stampante da un armadietto chiuso a chiave. Oppure uno spazzolino elettrico costoso fissato in un espositore. Invece di prendere semplicemente il prodotto, deve cercare un addetto, il quale a sua volta deve trovare la chiave giusta, a volte persino chiedendo aiuto a un altro addetto prima di sbloccare l’espositore.

Quella sequenza viene eseguita decine di volte al giorno. Nessuno la monitora. E il costo è superiore a quanto la maggior parte degli operatori creda.

La gestione tradizionale delle chiavi negli ipermercati e nei grandi magazzini non viene considerata un problema perché è ormai entrata a far parte della routine. Ma un intoppo, anche se accettato, rimane comunque un intoppo. Rallenta il servizio clienti, distoglie i dipendenti da altre mansioni e crea inefficienze operative che si accumulano nel corso della giornata.

Quanto ti costa davvero il portachiavi

Basta fare un giro in un ipermercato o in un grande negozio al dettaglio per notare che in diversi reparti sono presenti espositori protetti da sistemi di sicurezza. Elettronica di consumo, prodotti per l’infanzia, salute e benessere, articoli sportivi, bevande di alta gamma. Ogni reparto ha spesso un proprio lucchetto, una propria chiave e una propria procedura per consentire l’accesso.

Il risultato non è solo un prodotto protetto da chiave. È un negozio che dipende da chiavi fisiche per garantire il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane.

Ogni volta che un addetto interrompe ciò che sta facendo per sbloccare un espositore, c’è qualcos’altro che lo aspetta. L’allestimento del punto vendita si ferma. Il rifornimento viene interrotto. Un altro cliente attende assistenza altrove. Se si moltiplicano queste interruzioni per le decine di interazioni che avvengono ogni giorno, il costo operativo diventa rapidamente molto più elevato dei pochi secondi necessari per sbloccare un espositore.

Il costo non si misura solo in minuti. Si misura in:

– Perdita di vendite quando i clienti se ne vanno invece di aspettare.

– Ore di lavoro dedicate alla gestione delle chiavi invece che ad assistere i clienti.

– Ritardi nella commercializzazione e nel rifornimento.

– Un'esperienza di acquisto più lenta e frustrante di quanto dovrebbe essere.

Non è certo lo scenario peggiore. È solo un martedì pomeriggio.

Il ritardo non è causato dalla serratura in sé, ma dal processo legato alla chiave. Se questa è una difficoltà che conoscete bene nei vostri negozi, l’articolo “4 modi in cui le chiavi tradizionali stanno danneggiando il vostro negozio e l’esperienza dei clienti ” affronta proprio questo argomento.

I clienti che non riescono a ottenere assistenza tempestiva abbandonano l’interazione. Alcuni tornano. Molti no. Il collaboratore incaricato di gestire la chiave e l’armadietto non è disponibile per il cliente successivo che ne avrebbe bisogno. Nelle categorie in cui l’interazione con il prodotto influenza le decisioni di acquisto, tali ritardi comportano un costo reale. Semplicemente, non sono visibili in modo evidente.

Il problema della chiave condivisa

Il portachiavi rappresenta un costo operativo. La chiave condivisa costituisce un problema di prevenzione delle perdite, e spesso i due aspetti vanno di pari passo.

Quando una singola chiave, o un piccolo mazzo di chiavi, circola tra più collaboratori in turni diversi, la responsabilità svanisce del tutto. Non c’è traccia di chi abbia aperto quale armadietto e quando. Se un prodotto di alto valore scompare, non è possibile stabilire se sia stato portato via da un cliente o se sia sparito durante un cambio di turno. Non è possibile capire se lo stesso armadietto sia stato aperto più volte in un breve lasso di tempo. Non si ha visibilità su nulla.

Questo aspetto assume ancora maggiore rilevanza negli ipermercati e nei grandi centri commerciali. La merce di alto valore è distribuita in diversi reparti, con prodotti facili da nascondere, facili da rivendere e a cui si accede frequentemente durante il giorno. Una chiave condivisa non crea solo una lacuna nella tracciabilità. Crea un varco e, nelle categorie con un elevato rischio di furti, quel varco viene sfruttato.

Quando una chiave va completamente persa, i disagi si aggravano. Gli espositori rimangono chiusi a chiave finché non viene procurata una chiave di ricambio. Non è possibile accedere ai prodotti che dovrebbero essere in esposizione. Le vendite in quella sezione del negozio si interrompono fino a quando la situazione non viene risolta. Per le categorie che dipendono dall’interazione con il cliente prima dell’acquisto, tale periodo di inattività comporta un costo diretto in termini di ricavi.

La presenza di più tipi di serrature complica ulteriormente la situazione

Gli ipermercati e i grandi negozi al dettaglio utilizzano in genere una combinazione di diversi tipi di arredi: vetrine, cassetti, espositori, scaffali chiusi a chiave e magazzini interni. Ciascuno di essi tende ad avere un proprio tipo di serratura e una propria chiave. I dipendenti che gestiscono più tipi di arredi devono portare con sé diverse chiavi e individuare quella giusta per ogni situazione: un piccolo ma persistente ostacolo all’efficienza che si accumula nel corso di ogni turno.

Inoltre, ciò complica il processo di inserimento dei nuovi assunti. I nuovi collaboratori devono imparare quale chiave apre quale espositore prima di poter aiutare un cliente con un prodotto bloccato. In un ambiente caratterizzato da un frequente ricambio di personale e dalla presenza di più reparti, si tratta di un costo ricorrente che non viene mai attribuito al sistema di chiavi, poiché nessuno lo considera in questi termini.

Il risultato è un negozio che funziona a un ritmo più lento di quanto dovrebbe, dove i dipendenti dedicano più tempo alla gestione delle attrezzature che ad assistere i clienti, e dove il sistema di sicurezza crea tanti problemi quanti ne risolve.

Cosa cambia con OneKEY

OneKEY sostituisce il mazzo di chiavi con un'unica chiave elettronica che funziona su tutte le strutture protette del negozio. Armadietti, vetrine, cassetti, scaffali protetti: una sola chiave basta per gestirli tutti. I dipendenti non devono più cercare la chiave giusta e possono dedicare quel tempo all'area di vendita, dove è più utile.

Poiché ogni chiave è associata a un utente specifico, ogni evento di accesso viene registrato. È possibile sapere chi ha aperto quale armadio, quando e quante volte. È proprio questa traccia di controllo a rendere possibile l’attribuzione delle responsabilità ed è ciò che trasforma un semplice sospetto in materia di prevenzione delle perdite in un modello documentato quando manca qualcosa.

In caso di smarrimento o furto di una chiave, questa viene immediatamente disattivata. Non occorre rivolgersi a un fabbro. Non c’è alcun periodo di vulnerabilità mentre si cerca di capire quali dispositivi siano a rischio. L’accesso viene revocato e il negozio continua a funzionare.

Per i negozi che vogliono andare oltre, l’app OneKEY trasforma i dispositivi forniti dal negozio o di proprietà dei dipendenti in credenziali digitali. Non occorre portare con sé alcuna chiave fisica, né c’è il rischio di perderla. I dipendenti accedono agli espositori dal proprio telefono e viene applicata la stessa tracciabilità completa.

 

Cosa dovrebbe dirti il tuo sistema di sicurezza

Il miglioramento operativo è reale. Ma il cambiamento più significativo riguarda la visibilità in materia di prevenzione delle perdite.

Con un sistema a chiave condivisa, è praticamente impossibile attribuire la responsabilità di un furto interno. La merce di alto valore passa di mano in mano nel corso di diversi turni di lavoro, senza che vi sia alcuna registrazione degli accessi ad essa associata. Quando qualcosa scompare, l’indagine non ha da dove partire.

Con OneKEY, l’accesso viene assegnato a ciascun dipendente. Chi è autorizzato ad accedere al reparto di elettronica di consumo dispone di una chiave che riflette esattamente quel livello di accesso. Chi non è autorizzato, invece, non ne dispone. Ogni evento di accesso viene registrato indicando l’utente, l’ora e il luogo. I team addetti alla prevenzione delle perdite (LP) possono analizzare i modelli, segnalare le anomalie e ricostruire una cronologia degli eventi qualora un incidente richieda un intervento a un livello superiore.

Non si tratta di una semplice funzionalità. È un cambiamento fondamentale nel modo in cui il tuo sistema di sicurezza è in grado di fornirti informazioni su ciò che accade nel tuo negozio.

  

Il vero costo dell'inazione

I principali problemi legati alla gestione delle chiavi negli ipermercati e nei grandi centri commerciali tendono a passare inosservati fino a quando non si traducono in costi elevati. Un’interazione di servizio lenta non viene registrata da nessuna parte. Una chiave condivisa che consente un furto interno appare identica a un accesso legittimo. La perdita di una chiave innesca un processo di sostituzione che viene assorbito come costo di gestione.

Nulla di tutto ciò compare nel rapporto dello psichiatra. Tutto compare nei margini.

I rivenditori che hanno abbandonato i tradizionali sistemi basati sulle chiavi non lo descrivono come un aggiornamento tecnologico. Lo descrivono piuttosto come la possibilità di avere finalmente visibilità su una parte della loro attività che prima gestivano alla cieca. Questo è ciò che il mazzo di chiavi costava loro in realtà. Non solo tempo. Ma anche chiarezza.

Se il tuo negozio utilizza ancora un portachiavi condiviso, vale la pena discutere direttamente di ciò che sei effettivamente in grado di vedere e di ciò che invece non riesci a vedere.

Contatta il nostro team per scoprire come funziona l'OneKEY negli ipermercati e nei grandi centri commerciali.